Combina tu transformación ágil con un marco de gestión de cambio

Recientemente fue publicado el 14º Informe sobre el estado de Agile, y la cantidad de información que comparte con el lector es impresionante. Es así que, con el fin de procesarla, he filtrado algunas ideas clave. 

El 14º Informe sobre el estado de Agile

Una de estas ideas se quedó grabada en mi mente: la principal razón del fracaso de una transformación ágil es la resistencia general de la organización al cambio. Capturó mi atención porque considero que es un problema abordable. Hay muchos marcos de trabajo que, cuando son aplicados correctamente, consiguen que el cambio se mantenga a la vez que minimizan la resistencia a él. La incomodidad y la frustración del equipo no son necesariamente consecuencia de una transformación ágil.

Un modelo para liderar el cambio en las organizaciones

En el libro llamado Our Iceberg is Melting, el Dr. Kotter junto con Holger Rathgeber comparten un modelo para liderar el cambio en las organizaciones. Ambos presentan como metáfora de una organización a una colonia de pingüinos. Dentro de esta representación, quienes viven en la colonia deben afrontar un desafío: el iceberg en el que viven se está derritiendo y está a punto de romperse, poniendo en riesgo la supervivencia de la colonia. Una situación relevante y contemporánea, teniendo en cuenta la angustia que generó la pandemia de COVID-19. Muchas organizaciones se declararon en bancarrota, tras las rápidas interrupciones hacia sus negocios combinada con reacciones no lo suficientemente rápidas.

Liderar el cambio en las organizaciones

El modelo que el Dr. Kotter y Holger Rathgeber comparten está compuesto por 8 pasos:

Crear una sensación de urgencia

Los lazos con el status quo son fuertes; el ser humano se acostumbra a algo y se adhiere a ello. Pero hay algo más en lo que el ser humano destaca: en sobrevivir. Es por esta razón que, si se es dramático y se crea una sensación de urgencia, es posible destapar el potencial creativo de la organización.

Construir una coalición guía

Necesitas un equipo compuesto por personas efectivas y multidisciplinarias, miembros de la organización misma, capaz de guiar, coordinar y comunicar las actividades relacionadas con el cambio.

Formar una visión estratégica e iniciativas de cambio

Clarifica cómo el futuro va a ser diferente del pasado. Crea iniciativas vinculadas directamente a la visión. Organizalas en un roadmap que tenga como objetivo volver ese futuro una realidad. Es importante alinear la visión y el roadmap con los miembros del equipo, pero también con los directivos, ya que genera compromiso, alineación y ayuda a la hora de manejar expectativas.

Reclutar un ejército de voluntarios

Necesitas personas que puedan impulsar el cambio que intentas conseguir. La organización debe cambiar desde dentro, y, para que esto suceda, necesitas de personas inspiradas y comprometidas que trabajen codo a codo con la coalición guía. Personas capaces de ejecutar las iniciativas propuestas. Recuerda que es importante que todos los niveles de tu organización se encuentren representados.

Habilitar la acción eliminando barreras

Remover barreras, tales como procesos ineficientes y jerarquías, provee de la libertad necesaria para trabajar a través de los silos y generar un verdadero impacto; tus iniciativas de cambio deberían estar enfocadas en remover estas barreras. Cada vez que te encuentres con una resistencia, pregúntate la razón de ella. Puede existir una barrera hacia el cambio que no tuviste en cuenta. Por ejemplo, una métrica de rendimiento, un informe, un flujo de trabajo entrante no visible.

Generar victorias a corto plazo

Incluye planes de victorias a corto plazo en tu roadmap. Reconoce, recopila y comunica cuando logres estas victorias. Hazlo esporádicamente: te ayudará a seguir tu progreso, mostrar iniciativa de cambio y animar a los voluntarios a persistir.

Aceleración sostenida

Sigue presionando, no te vuelvas complaciente. Mantén tus metas ambiciosas. Muestra compromiso y genera responsabilidad. Capitaliza tus victorias (las mencionadas en el paso 6) para ejercer presión en las áreas que se resisten al cambio en marcha.

Cambio de institución

Implementa rutinas y artefactos que estén relacionados con el cambio que quieres generar, servirán de ayuda para que el cambio sea adoptado como el nuevo status quo. Guía de cerca la ejecución de rutinas y el uso de artefactos hasta que se conviertan, por defecto, en la manera de trabajo. Cuando se comparten los resultados organizacionales o departamentales, muestra el vínculo con los cambios realizados.

Método funcional

El método funciona; se ha aplicado en crecimiento organizacional, cambios culturales, transformaciones tecnológicas, eficiencia operacional y desarrollo de liderazgo.

Siempre aplico, al menos, un par de estos pasos cuando implemento formas de trabajo ágil con mis clientes. Es el modelo que elijo porque es sencillo y tiene pasos claros y definidos.

Como agile coach, soy parte de una coalición guía y colaboro con el patrocinador, y trato de incluir, a veces, al Product Owner.

Direccionar hacia el crecimiento organizacional

Implementa formas de trabajar ágiles con los clientes

Si me llaman al principio de una transformación ágil, los voluntarios del punto 4 son los miembros del equipo de las primeras pruebas piloto que hacemos. Luego los distribuyo en otros equipos. Si esto no es posible, les pido que hagan público y muestren cómo trabajaron y cómo los modos de trabajo ágil beneficiaron a otros equipos y áreas de la compañía. Algo que funciona muy bien, pero que a veces es difícil de implementar en una transformación ágil, es invitar a los miembros de los nuevos equipos a los equipos ágiles existentes para que vean cómo trabajan.

Cuando construyas un roadmap piensa en victorias rápidas. ¿Qué puedes lograr de manera rápida? Tan pronto como puedas mostrar una mejora, hazlo y respáldalo con métricas. Cuando me llaman, uno de los primeros pasos que hago es registrar los valores iniciales de todas las métricas relevantes. Ej.: tiempo de entrega, satisfacción del cliente y del equipo, tiempo de ciclo, número de errores, frecuencia de publicación, etc.

Trabaja de manera pública; no debes implementar cambios tras bastidores: transmite lo que estás haciendo, comunica frecuentemente lo que estás haciendo: las iniciativas en curso, los progresos que se estén logrando; haz que el cambio sea parte de la organización, organiza sesiones con los Stakeholders y las personas afectadas por el cambio. 

Desafiemos al status quo

Para mejorar el mundo del trabajo es necesario desafiar el status quo. Para lograrlo, necesitas un marco de trabajo integral que aborde todos los aspectos del cambio. El enfoque simplista de impulsar el cambio de arriba hacia abajo está condenado al fracaso.

Disfruto de discutir estas cuestiones e intercambiar formas de implementar mejoras e iniciativas en diferentes ambientes. Si quieres discutir sobre un tema en particular o tienes alguna consulta, puedes dejar un comentario o contactarme a nicolas.chirio@agilar.com.


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