¿Cómo se puede gestionar correctamente el equipo si estamos todos trabajando en forma remota? Con la herramienta Delegation Poker
En el contexto en el que nos encontramos, en el que muchos profesionales estamos trabajando de forma remota, nos surgen preguntas como: ¿cuál es la mejor manera para gestionar mi equipo de trabajo?, ¿de qué forma podemos aportar mayor valor al proyecto?, ¿qué tareas se pueden delegar y cuáles no?
Cuando nos planteamos estas preguntas muchas veces pensamos en una respuesta binaria: o yo tomo la decisión o la toma el equipo y, a veces, se nos olvida que entre estas dos respuestas de blanco y negro hay una gran escala de grises con la que podemos jugar y que puede convertir nuestro equipo en un grupo profesional autoorganizado.
Hoy quiero compartir una herramienta de Jurgen Appelo para definir los niveles de delegación: Delegation Poker
Se trata de una baraja que ayuda a los equipos a acordar cuál es su nivel de autonomía en algunas de las áreas claves de decisión. Puedes descargar tu baraja Delegation Poker al final de este post.
Estos niveles de autonomía van desde el mando total por parte del responsable, en el extremo izquierdo (donde es el responsable quien decide qué hacer); hasta el nivel de autonomía completa por parte del equipo, en el extremo derecho.
Preparando la dinámica
Cada participante tiene una baraja de cartas de Delegation Poker.
Tenemos un tablero en el que hemos recopilado previamente los temas, áreas clave de decisión, en los que los niveles de responsabilidad no están claros.
Debe haber al menos dos y como máximo ocho participantes para evitar las discusiones se alarguen.
Si tu equipo es demasiado grande, puedes elegir algunos representantes que previamente habrán hecho el ejercicio con subgrupos más pequeños.
Las áreas de decisión sobre las que vamos a valorar la autonomía del equipo deben estar refinadas, con un alto nivel de granularidad para dejar poco margen a la interpretación y evitar malos entendidos.
¡A jugar!
La persona responsable o el facilitador empezará contestando a las siguientes preguntas: ¿para qué estamos haciendo esto? y ¿cuál es el resultado esperado?
Empieza el juego. El facilitador nombra un tema del tablero. Ahora cada participante elige una tarjeta seleccionando el nivel de delegación que considera el apropiado y, sin que sus compañeros la vean, la deja bocabajo.
Cuando todo el grupo tiene seleccionada su tarjeta, el facilitador pide que se muestren todas a la vez al resto del equipo (así evitamos influir en las decisiones de nuestros compañeros).
Si las tarjetas son muy distintas, los miembros del equipo que tengan el valor más alto y el valor más bajo, comparten el porqué de su decisión con los demás. En ese momento se abre un debate que deberá tener un tiempo fijo establecido. Posteriormente habrá una nueva votación en la que los resultados deberán ser más equitativos. El equipo deberá decidir entonces un nivel de delegación y llevarlo al tablero.
A tener en cuenta
Esta dinámica se entiende siempre como un experimento. Esto quiere decir que, una vez decididos los niveles de delegación, los resultados se irán probando durante las siguientes semanas y se irán ajustando en caso de ser necesario.
Dando seguimiento
La idea es ir teniendo retrospectivas periódicas después de esta dinámica.
En estas retrospectivas, el equipo podrá compartir cómo se siente con el nivel de autonomía de cada uno de los tracks/tareas, en cuál de ellas ha encontrado algún tipo de impedimento, cuáles han resultado fáciles de gestionar y en cuáles considera que no se ha cumplido lo escrito en el tablero.
Delegation Poker 1 – Informar 
Delegation Poker 2 – Vender 
Delegation Poker 3 – Consultar 
Delegation Poker 4 – Acordar 
Delegation Poker 5 – Asesorar 
Delegation Poker 6 – Preguntar 
Delegation Poker 7 – Delegar 
Delegation Poker – Tablero
