Seguro que muchos de vosotros habréis escuchado alguna vez la palabra Kanban, pero ¿qué es el método Kanban?
Kanban, en japonés, significa tarjeta visual y su origen se encuentra en el sistema Lean aplicado en las factorías de Toyota cuando se vio que era necesario mantener el nivel de mejoras conseguido. También se considera un subsistema just-in-time.
A lo largo de este artículo, veremos la relevancia del método Kanban e intentaremos mostrar lo importante que es visualizar y gestionar de forma correcta el flujo de trabajo.
Aunque haya sido de forma inconsciente, probablemente ya habéis utilizado Kanban en determinadas situaciones ya que su uso se encuentra muy extendido tanto dentro como fuera de equipos de software.
Este método no se basa únicamente en visualizar, es un sistema de trabajo que se compone por principios y prácticas a través de las cuales se llega a la mejora continua en base a datos (y no en base a percepciones). Por ello, su objetivo principal es poder eliminar los impedimentos que van surgiendo para que el flujo de trabajo sea más rápido.
Kanban propone seis prácticas que enumeramos a continuación:
- Visualizar el flujo de trabajo
- Limitar el trabajo que está en curso
- Gestionar el flujo
- Hacer evidentes las políticas del proceso
- Implementación de ciclos de retroalimentación
- Mejora colaborativa
La práctica más utilizada por la mayoría de las personas probablemente sea la primera, visualizar el flujo de trabajo, sin embargo ¿sabemos cómo gestionar este flujo?
Kanban nos enseña a identificar los cuellos de botella, los puntos en que el trabajo se queda obstruido y dónde es importante poner el foco para solucionarlos. Todo ello, fomentando la ayuda entre los miembros que forman el equipo para lograr que el trabajo fluya. Entendiendo esto, nos damos cuenta de que es mejor no seguir añadiendo trabajo si finalmente éste se quedará atascado y no podremos terminarlo.
La finalidad primordial de Kanban es la gestión de las tareas en las que se trabaja. Por tanto, el método limita al equipo a trabajar en un número determinado de tareas a la vez para facilitar la identificación de aquellas que necesitan más tiempo de ejecución o requieren mayor atención.
Uno de los artefactos que podemos utilizar para gestionar el flujo de trabajo son los tableros, pueden ser físicos o digitales y sirven para planificar y hacer seguimiento a las tareas de una forma visual y rápida.
Un tablero Kanban puede estar compuesto de:
- Tarjetas de trabajo
- Columnas y/o filas
- Límite de trabajos en ejecución
- Información de tiempos de entrega
- Información sobre políticas de uso
- Tipos de trabajo
- Información sobre la/s persona/s que ejecuta la tarea
El conjunto de componentes de un tablero facilita la visualización y comprobación rápida de las tareas pendientes y el estado de cada una de ellas. Fijándonos en cada una de estas partes, conseguimos identificar aquellos puntos en los que se crean los cuellos de botella. Para solucionar este problema, Kanban nos propone limitar el trabajo en curso.
Limitar el trabajo en curso (Limitar WIP) es poner un límite al conjunto de tareas que puede contener una columna del tablero. De esta manera, el sistema te incita a finalizar las tareas pendientes antes de empezar una nueva. En el argot de Kanban es común escuchar la frase “Dejar de empezar y empezar a acabar”.
Otra de principios importantes del método Kanban es: Empieza por donde estés. Esto ayuda a facilitar la adopción de cambios culturales dentro de los equipos ya que partimos del punto actual sin necesidad de realizar muchos cambios iníciales, será a través de la mejora continua que iremos creando nuestro propio sistema ágil de trabajo.
¿Ya has probado el método Kanban? ¿Te interesa saber más?